オフィスの引越しで起きやすい「電話・複合機」の落とし穴と移転の準備ガイド

オフィスの移転（引越し）というと、どうしても「荷物を運ぶ」「レイアウトを決める」といった物理的な作業に意識が向きがちです。

しかし、総務の現場でよく聞こえてくる本音は、もっと別のところにあります。

実は、オフィス移転で最もトラブルが多いのは、電話（ビジネスフォン）と複合機です。

どちらも「運ぶだけでは動かない」機器であり、停止するとその瞬間に会社の活動全体が止まってしまいます。

この記事では、オフィス移転を控えている総務担当・経営者の方に向けて、電話と複合機を「止めないまま移転する」ための考え方と準備を分かりやすく解説します。

「電話と複合機」のオフィス移転トラブル

オフィス移転は、会社の業務体制を大きく左右する重要な工程だからこそ、電話や複合機といった業務インフラの扱いには特に注意が必要です。

見た目の荷物は問題なく運べても、通信機器だけが復旧できず、総務担当の負担が一気に高まってしまうことがあります。

そこで本章では、オフィス移転の中でもとくにトラブルが起きやすい「電話と複合機」に焦点を当て、なぜこの2つが移転の大きなリスクになるのか、その理由をわかりやすく解説します。

荷物は無事に運ばれたのに「業務が再開できない」という現実

オフィス移転では、デスクや書類といった目に見える荷物が問題なく運ばれると、つい作業が順調に進んでいるように感じてしまいます。

しかし、翌営業日になると電話と複合機だけがまったく動かないという状況が発生し、業務が立ち上がらないケースが少なくありません。

このように、電話と複合機は会社の業務を支える役割を担っているため、どちらか一つでも止まると、営業活動の停止・請求書や契約書の作成遅延・お客様への対応遅れなど、社内外に大きな影響が出ます。

そのため、トラブルを避けるためには、荷物の移動とは別に、通信インフラの仕組みを理解したうえで移転準備を進めることが欠かせません。

「専門知識」が必要という事実

電話と複合機は、荷物のように「運べば終わり」というわけにはいかず、移転後に使える状態に戻すには専門的な知識が欠かせません。

このように、移転先で再び動かすまでには、回線の立ち上げ・設定の反映・動作確認など、複数の工程を進む必要があり、どれか一つでも抜けていたら、通信機器は正常に動きません。

そのため、移転後に問題なく業務を再開するためにも、専門業者に余裕をもって依頼しておくことが重要です。

ビジネスフォンの移設・入れ替えの判断ポイント

オフィス移転では、いま使っているビジネスフォンを「そのまま移設するか」「移転を機に入れ替えるか」で悩む企業が多くあります。

機器の状態や利用年数、今後の働き方によって最適な選択は変わるため、判断を誤るとコストや手間が大きく膨らむこともあります。

本章では、ビジネスフォンの移設向き入れ替え向きの見極め方をわかりやすく解説します。

移設が向いているケース

一般的にビジネスフォンは、5〜7年を超えると故障リスクや部品供給の問題が増えると言われています。

利用年数が浅く、現在も安定して稼働している機種であれば、移設してそのまま使い続ける選択が現実的です。

こうした小さな違和感がある機器を移設した場合、移転後に突然トラブル化するケースが非常に多いです。

そのため、このような症状が見られる場合は、移設にこだわらず入れ替えを検討しておくことが安心につながります。

入れ替えを検討したほうがいい会社

ビジネスフォンの入れ替えを検討すべきかどうかは、いまの機器がこれからの働き方や運用に適しているかによって大きく変わります。

特に、運用環境が変化していたり、機器の老朽化が進んでいる場合は、移設よりも入れ替えのほうが安全で将来的な負担も少なくなります。

特にクラウドPBXは、インターネット上で内線を構築できるため、配線や主装置に依存しない仕組みです。

そのため、移転時のトラブルが大幅に減り、移設作業そのものが不要になるというメリットがあります。

これらの特徴に当てはまる場合は、移設よりも入れ替えに切り替えたほうが、結果的に安全で効率の良い運用につながるケースが多くあります。

判断に迷ったときの相談先

ビジネスフォンは会社ごとに状況が異なるため、専門家が診断する方が確実です。

ビジネスフォンの移設や入れ替えに詳しいビジネスフォンを取り扱うoffice110なら、機器の状態や利用年数を踏まえたうえで、自社にとって最適な方法をわかりやすく提案してくれます。

初めての移転で不安がある方や、移設か入れ替えの判断に迷っている方は、一度相談してみると安心です。


>ビジネスフォンのご相談はこちら［OFFICE110］


複合機の移設・買い替えの判断ポイント

複合機も、オフィス移転の際に「そのまま移設するべきか」「新しい機種へ入れ替えるべきか」で迷いやすい機器の一つです。

利用年数や印刷量、保守状況によって適した選択が変わるため、判断を誤るとコストやトラブルが増えてしまう可能性があります。

本章では、複合機の移設向きと買い替え向きを見極めるためのポイントを、実務目線でわかりやすく解説します。

複合機の移設は「搬入より設定が重要」

複合機は重量も大きさもある機器のため、つい「運ぶこと」に意識が向きがちですが、実は移設で最も難しいのは新しいオフィスで再び使える状態にするための設定作業です。

複合機はネットワークを通じて動くため、オフィスの移転によって IPアドレス（ネットワーク上の住所）が変わると、パソコン側のプリンタ設定を一から作り直す必要があります。

さらに、スキャンデータの保存先フォルダの再設定、FAXの送受信ルートの調整、共有フォルダとの連携など、複数の設定を正しく組み直さなければなりません。

これらの設定のうち、どれか一つでも欠けたり誤っていたりすると、複合機は正常に動作しません。

そのため、実際にはゼロからの再構築が必須となるため、複合機はオフィス移転の中でも特に専門性の高い機器と言えます。

移設か買い替えかの見極め方

複合機にも寿命があり、使用年数や稼働状況によって「移設すべきか」「買い替えるべきか」の判断が変わります。

特に、次のような症状や状況が見られる場合は、移転を機に買い替えを検討するタイミングといえます。

これらの状態は、今後のトラブル増加や業務効率の低下につながるため、移設しても結局追加のメンテナンスや修理が必要になるケースが多くあります。

一方で、比較的新しいモデルで、印刷品質やスキャン機能が安定しており、保守契約も問題なく継続している複合機であれば、移設のみでスムーズに運用を続けられます。

そのため、現在の複合機がどれだけ業務にフィットしているかを移転前に見直し、必要に応じて買い替えも選択肢に入れておくことが、移転後の安定した運用につながります。

判断に迷ったときの相談先

複合機は機種ごとに性能や保守状況が異なるため、専門家が診断する方が確実です。

複合機の移設・買い替え・リース・保守に詳しいOFFICE110なら、現在の機器の状態や利用年数、印刷量などを踏まえたうえで、自社にとって最適な方法をわかりやすく提案してくれます。

初めての移転で不安がある方や、移設か買い替えの判断に迷っている方は、一度相談してみると安心です。


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オフィス移転前にやっておきたい「電話＋複合機」の準備

オフィス移転では、電話と複合機の復旧がスムーズに進むかどうかで、翌日の業務再開スピードが大きく変わります。

どれだけ丁寧に荷物を移動しても、通信機器の準備が不足していると、移転先で「まったく動かない」という事態が起こりやすくなります。

本章では、移転前に必ず押さえておきたい「電話＋複合機」の準備ポイントを、分かりやすく解説します。

現状を正確に把握する

移転作業をスムーズに進めるためには、まず現在のオフィスで使用している電話と複合機の状況を正確に把握することが欠かせません。

どの機器を移設するのか、どれを見直すべきかを判断する基礎となるため、最初に整理しておくほど後工程がスムーズになります。

特に、次の項目は事前に洗い出しておくと移転計画が立てやすくなります。

これらを把握することで、移設・買い替えの判断だけでなく、必要な工事範囲やスケジュール調整も明確になり、移転後のトラブルを大幅に減らすことができます。

新オフィスでのレイアウトを考える

新しいオフィスでは、「どこに電話を置くのか」「複合機をどこに設置するのか」を早めにイメージしておくことが大切です。

特に、電源の位置、LANケーブルの引き回し、Wi-Fiの電波状況、会議室での電話利用の有無といった通信環境は、事前に確認しておくほど移転当日の混乱を防ぐことができます。

そのため、レイアウトを決める段階で通信機器の配置もあわせて検討しておくことで、移転後の立ち上がりをスムーズに進められます。

工事スケジュールを逆算する

オフィス移転で最も注意が必要なのが、引越し作業と通信工事のスケジュールをきちんと合わせることです。

荷物の搬入が終わっていても、電話や複合機の設定がその日に完了しなければ、業務は再開できません。

特に、回線工事やビジネスフォンの設定、複合機のネットワーク再構築には日程調整が必要になるため、引越し日から逆算してスケジュールを組むことが重要です。

また、繁忙期や月末は工事枠が埋まりやすいため、希望の日程で作業してもらえないケースもあります。

そのため、移転の日程が決まった段階で、通信工事業者・ビジネスフォン会社・複合機の保守会社へ早めに連絡し、工事日を確保しておくことで、移転当日のトラブルを防ぐことができます。

よくある質問

オフィス移転に関するお問い合わせの中でも、特に多いのが「電話や複合機はどう準備すればいいのか」というご相談です。

移転は頻繁に経験するものではないため、総務の方でも判断に迷うポイントがいくつもあります。

本章では、オフィス移転を検討されている企業から寄せられるよくある質問を分かりやすくご紹介します。

Q. 電話と複合機だけが移転後に使えないのはなぜですか？

A.電話と複合機は、荷物として運ぶだけでは動かず、回線の切替・ネットワーク設定・動作確認など複数の専門作業が必要だからです。引越し業者は物を運ぶプロですが、通信設定や配線調整は担当外のため、専門業者との連携が不足すると復旧が遅れる原因になります。

Q. ビジネスフォンは何年使ったら買い替えを検討すべきですか？

A.一般的には5年〜7年が目安です。この期間を過ぎると、故障リスクや部品供給の不安が増えるため、移設したことで突然トラブル化することがあります。利用年数・故障履歴・働き方の変化を踏まえて判断するのが確実です。

Q. 複合機は移設と買い替え、どちらがコストを抑えられますか？

A.機器の状態によって大きく変わります。比較的新しい機種で保守も安定している場合は移設で十分ですが、紙詰まりが多い・エラーが増えた・5年以上使用といった状態なら、移設後に修理費がかさみ結果的に買い替えの方が安くなるケースも多くあります。

Q. 移転当日に“電話が鳴らない”トラブルを防ぐにはどうすればいいですか？

A.もっとも重要なのは、通信工事のスケジュールを引越し日から逆算して確保しておくことです。回線工事やビジネスフォン設定は日程調整が必要なため、早めに工事枠を押さえておくことで大半のトラブルは防げます。

Q. 移設か買い替えか、自社だけで判断するのは難しい場合はどうしたらいいですか？

A.電話・複合機は機種や利用環境によって最適解が大きく変わるため、専門家の診断が一番確実です。OFFICE110なら、機器の状態・回線環境・今後の働き方まで踏まえて最適な判断を提案してくれます。移転前に一度相談するだけでも、トラブルを事前に防ぐことができます。

まとめ

オフィス移転を成功させるうえで、重要になるのが電話と複合機の扱い方です。

見た目はただの機器でも、通信設定やネットワーク調整が必要になるため、「荷物の移動」だけでは業務を再開することはできません。

実際、OFFICE110にもオフィス移転に関する相談が増えていますが、その多くが「電話や複合機がうまく復旧できない」という声です。

これらは、総務だけでは対応しきれない、機器の設定・回線の切替・ネットワーク調整といった専門作業が複数重なることが原因になっています。

そのため、オフィス移転を控えている企業の方は、まず現在の機器状況を整理し、専門家に相談するところから始めてみてください。

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